Privacy Policy

Algemene overwegingen

De Mondzaak hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In dit privacybeleid willen we u op transparante wijze informeren over hoe binnen de praktijkvoering wordt omgegaan met persoonsgegevens en op welke wijze de bescherming wordt gewaarborgd.

De Mondzaak handelt ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens conform de daartoe geldende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming, hetgeen in ieder geval betekent dat wij:

  • persoonsgegevens verwerken conform het doel waarvoor ze zijn verstrekt. Deze doelen en de daarvoor benodigde persoonsgegevens worden in deze privacyverklaring onder punt 2 genoemd.
  • alleen die persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
  • passende (technische en/of organisatorische) maatregelen hebben genomen om de beveiliging van persoonsgegevens te waarborgen, zie punt 6 van deze privacy verklaring.
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze aan de praktijk zijn verstrekt, dan wel voortvloeit uit een wettelijke verplichting.
  • op de hoogte zijn van de rechten van cliënten omtrent persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de behandelovereenkomst en de bedrijfsvoering van de praktijk, deze respecteren en patiënten hierover informeren.

De Mondzaak is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van cliënten. Annemiek Reef, belast met privacy beleid, is voor cliënten de contactpersoon ingeval van vragen en of verzoeken rondom persoonsgegevens.

Contactpersoon: Annemiek Reef
Praktijk: De Mondzaak
Praktijkadres: Zeevaarderspad 31
Postcode: 3814 WX
Plaats: Amersfoort
Emailadres: info@demondzaak.nl
Telefoonnummer: 033-47 90 234

Doeleinden en (bijzondere) persoonsgegevens

De Mondzaak verwerkt (bijzondere) persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • Het aangaan van behandelovereenkomsten met u als cliënt en het uitvoeren van behandelingen binnen die behandelrelatie, waaronder ook begrepen het declareren bij zorgverzekeraars, eventueel via factoringmaatschappijen.
  • Het versturen van nieuwsbrieven aan de bij de praktijk ingeschreven cliënten.
  • In geval de praktijk deelneemt aan onderzoeken binnen het project Peilstations, worden gegevens verstrekt aan de beroepsvereniging NVM-mondhygiënisten.
  • Op grond van de Wkkgz dient elke praktijk een Veilig Incident Melden systeem te hebben, waarbij incidenten door medewerkers worden gemeld, zodat kwaliteit van zorg kan worden verbeterd en gewaarborgd. Dit vindt op anonieme basis plaats, tenzij zich risico’s voor u als cliënt hebben voorgedaan. In dit geval wordt de cliënt hierover ingelicht.

Voor het uitvoeren van de behandelovereenkomst moet de praktijk over de volgende (bijzondere) persoonsgegevens beschikken

Persoonsgegevens Bijzondere persoonsgegevens
NAW gegevens Medische gegevens medicatiegebruik
Telefoonnummer Medische gegevens gezondheid
E-mailadres BSN nummer
Geslacht
Burgerlijke staat
Verzekeringsgegevens

In de rechterkolom staan de bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn persoonsgegevens van meer gevoelige aard, echter zonder deze persoonsgegevens kan de behandelovereenkomst niet worden uitgevoerd.

Hierbij is van belang dat indien de toestemming tot het verwerken van bijzondere persoonsgegevens, zoals BSN nummer en medische (cliënt)gegevens voor deze cliënten niet wordt verleend, de behandelovereenkomst niet tot stand kan komen en cliënten derhalve niet als cliënt kunnen worden ingeschreven in de praktijk. Het BSN nummer is nodig om de cliënt te kunnen identificeren en te kunnen corresponderen met onder meer verzekeraars. Het inlichten van de zorgverlener over medische geschiedenis is een wettelijke verplichting. Zonder medische gegevens kan een goede diagnose en daarop aansluitende juiste en veilige behandeling niet worden gewaarborgd. 

Persoonsgegevens van minderjarige en wilsonbekwame cliënten

Minderjarige cliënten kunnen zich zelfstandig inschrijven vanaf 16 jaar. Tot 16 jaar verwerkt De Mondzaak alleen persoonsgegevens na schriftelijke toestemming van de ouder/verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. Ook voor wilsonbekwame cliënten geldt dat wij alleen persoonsgegevens verwerken na schriftelijke toestemming van de wettelijke vertegenwoordiger.

Hierbij is van belang dat indien de toestemming tot het verwerken van bijzondere persoonsgegevens, zoals BSN nummer en medische (cliënt)gegevens voor deze cliënten niet wordt verleend, de behandelovereenkomst niet tot stand kan komen en cliënten derhalve niet als cliënt kunnen worden ingeschreven in de praktijk. Het BSN-nummer is nodig om de cliënt te kunnen identificeren en te kunnen corresponderen met onder meer verzekeraars. Zonder medische gegevens kan een goede diagnose en daarop aansluitende juiste en veilige behandeling niet worden gewaarborgd.

3. Verstrekking persoonsgegevens aan andere partijen

Alleen indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven genoemde doeleinden, worden gegevens aan andere partijen verstrekt. De Mondzaak heeft verwerkersovereenkomsten gesloten met andere partijen voor:

  • softwareleverancier cliëntenadministratie
  • websitebouwer
  • office softwareleverancier
  • factoringmaatschappij
  • Vecozo
  • Accountant
  • Online boekhoudprogramma

In de verwerkersovereenkomsten zijn afspraken gemaakt om de bescherming van de persoonsgegevens van u als cliënt te waarborgen.

De Mondzaak verstrekt geen persoonsgegevens aan anderen partijen, tenzij de praktijk hiertoe wettelijk verplicht is (bijv. opvragen persoonsgegevens in het kader van een politieonderzoek). Daarnaast worden geen persoonsgegevens aan andere partijen buiten de EU verstrekt.

Buiten de persoonsgegevens die nodig zijn voor de doeleinden zoals hierboven aangegeven en waarvoor derhalve een grondslag aanwezig is, verwerkt De Mondzaak alleen persoonsgegevens indien hiervoor door de cliënt toestemming is gegeven.

4. Bewaartermijn

De Mondzaak bewaart cliëntendossiers gedurende de tijd dat de cliënt is ingeschreven in de praktijk en na uitschrijving conform art. 7: 454 BW (Wgbo) nog gedurende 15 jaar. Een cliënt heeft het recht te verzoeken om vernietiging van het dossier. De Mondzaak vernietigt het dossier binnen drie maanden na het verzoek, tenzij vernietiging niet in het belang is van de cliënt, of bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan cliënt (bv volksgezondheid of in geval van gerechtelijke procedure).

Andere persoonsgegevens ten behoeve van de praktijkvoering, zoals NAW-gegevens ten behoeve van de verzending van nieuwsbrieven en het klantenbestand, worden bewaard gedurende uw inschrijving als cliënt in de praktijk.

5. Beveiliging van persoonsgegevens

De Mondzaak heeft de volgende passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking of verlies:

  • De Mondzaak werkt met een cliënten softwaresysteem, waarmee een bewerkersovereenkomst is gesloten en afspraken zijn gemaakt over veilig aansluiten of installeren van applicaties/programma’s.
  • De software is alleen toegankelijk voor daartoe bevoegd en geschoold personeel.
  • De software/systemen zijn beveiligd met inlogcodering en autorisaties. Privacy van persoonsgegevens is gewaarborgd.
  • De systemen waarmee wordt gewerkt, zijn doorlopend beschikbaar en actueel.
  • Cliëntendossiers zijn altijd zo actueel mogelijk.
  • Bij mobiel inloggen, dan wel werken vanuit huis wordt veilig gewerkt.
  • Binnen het cliëntensysteem zijn alle cliëntgegevens gekoppeld aan BSN.
  • Er is een goede afweer tegen virussen, spam en andere gevaren van buitenaf.
  • Niet actuele cliëntgegevens worden conform de wet 15 jaar bewaard, tenzij op verzoek van u als cliënt vernietiging heeft plaatsgevonden.
  • Medewerkers van De Mondzaak hanteren een clean desk en clean screen policy. Systemen worden uitgezet bij verlaten van de werkplek. Systemen worden versleuteld en zijn zo nodig geautoriseerd.
  • Uitwisseling van informatie, communicatie tussen collega’s vindt altijd veilig plaats. E-mailverkeer tussen collega’s en tussen de praktijk en cliënten is beveiligd.
  • De Mondzaak werkt conform het NVM Protocol meldplicht datalekken.
  • Waarborgen van privacy van de persoonsgegevens binnen de praktijk is een regelmatig terugkerend agendapunt tijdens werkoverleg.
  • Medewerkers van De Mondzaak hebben kennis van de rechten van de cliënt, werken met het NVM document veelgestelde vragen privacy en “cliëntenrechten”.

6. Rechten van u als patiënt ten aanzien van verwerkte persoonsgegevens

U hebt recht op inzage van uw persoonsgegevens en uw cliëntendossier. Daarnaast hebt u recht op rectificatie en vernietiging van uw persoonsgegevens en in beginsel recht op vernietiging van het cliëntendossier. Hiervoor vragen wij u wel om uzelf te legitimeren.

Ten aanzien van uw recht op vernietiging van uw cliëntendossier is van belang dat voortzetting van de behandelovereenkomst dan wellicht onmogelijk is omdat gebrek aan medische informatie een kwalitatief goede diagnose en kwalitatief goede behandeling in de weg staat, waarbij de veiligheid van u als cliënt niet kan worden gegarandeerd.

U hebt tot slot het recht uw gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of een andere partij. Ook hiervoor vragen wij u om uzelf te legitimeren.

7. Vragen, opmerkingen of klachten?

Wij doen er alles aan om uw persoonsgegevens goed te beschermen. Mocht u vragen of opmerkingen hebben, of niet tevreden zijn over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen met De Mondzaak. Annemiek Reef zal samen met u tot een oplossing proberen te komen. Mocht dit onverhoopt niet lukken, dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder op het gebied van bescherming van persoonsgegevens.

Wilt u online een afspraak maken? Dat kan!